Přejmenování s.r.o. má dvě části: změnu zapsaného jména společnosti a přechod na nový název v každodenním provozu. Nejprve prověřte kandidáta a připravte právní kroky s notářem. Potom změnu promítněte do rejstříku, dokumentů, webu a komunikace. Samotná výměna loga název společnosti v obchodním rejstříku nezmění.
Než objednáte nový vizuál nebo oznámíte datum přejmenování, ujasněte si, co skutečně měníte. Někdy potřebujete nové jméno společnosti, jindy jen značku, pod kterou prodáváte.
Změna názvu společnosti, nebo pouze značky?
Obchodní firma je jméno, pod kterým je podnikatel zapsán v obchodním rejstříku. Značka může označovat jeho nabídku a nemusí se zapsaným jménem shodovat. Rozdíl podrobně vysvětluje článek název firmy, značka, doména a ochranná známka.
Představte si společnost, která má několik produktů. Změna názvu jednoho produktu nemusí znamenat přejmenování společnosti. Naopak nový název společnosti nemusí vyžadovat nová jména všech jejích produktů.
Pro svůj projekt si proto napište:
- měníme zapsané jméno s.r.o.;
- měníme zákaznickou značku;
- měníme také logo, doménu nebo e-mailové adresy;
- měníme současně něco dalšího, například vlastníka či nabídku.
Poslední bod oddělte od přejmenování. Pokud současně převádíte podnikání nebo měníte smluvní vztahy, právní a komunikační plán bude širší než při samotné změně jména.
1. Nejdřív prověřte nový název
Nový název vybírejte podle důvodu přejmenování. Má odstranit záměnu s jinou firmou, umožnit širší nabídku, nebo lépe odpovídat zákazníkům? Bez jasného zadání můžete vyměnit jeden nevyhovující název za jiný.
Pokud ještě nemáte užší výběr, použijte postup jak vymyslet název firmy od zadání k finálnímu výběru. U favoritů potom řešte zvlášť podobná zapsaná jména, ochranné známky, používané značky a domény.
U obchodní firmy se neposuzuje jen přesná shoda. Požadavek na nezaměnitelnost a zákaz klamavosti upravuje § 424 občanského zákoníku. Výsledek vyhledávání bez nálezu proto nepovažujte za předem schválený zápis.
Název a výsledky kontrol předejte notáři ještě před přípravou změny. Pokud se objeví sporné označení, vyřešte jeho relevanci před objednávkou polepů, obalů nebo nového webu.
2. Připravte změnu společenské smlouvy nebo zakladatelské listiny
Zapsaný název s.r.o. souvisí s jejím zakladatelským dokumentem. Při změně je potřeba vycházet z aktuální společenské smlouvy, případně zakladatelské listiny, a určit odpovídající postup rozhodnutí.
Neplatí jeden univerzální scénář „stačí rozhodnutí jednatele“. Zákon o obchodních korporacích upravuje změnu společenské smlouvy dohodou společníků i rozhodováním valné hromady za stanovených podmínek. Relevantní jsou zejména § 147 a pravidla rozhodování v zákoně o obchodních korporacích. U jednočlenné společnosti se řeší rozhodnutí jediného společníka v příslušné působnosti.
S notářem proto projděte, kdo má změnu přijmout, jaká forma je potřeba a jaké podklady dodat. Notářská komora vysvětluje roli notářského zápisu při rozhodování valné hromady; konkrétní postup musí odpovídat vaší společnosti.
Pro úvodní domluvu si připravte:
- současný název a IČO společnosti;
- aktuální zakladatelský dokument;
- přesný navrhovaný název včetně označení právní formy;
- údaje o společnících a osobách, které budou jednat;
- informaci, zda chcete současně provést další změny.
Jde o pracovní seznam pro domluvu, nikoli úplný soupis povinných příloh. Notář vám potvrdí podklady potřebné v konkrétním případě.
3. Zajistěte zápis změny do obchodního rejstříku
Přijetí rozhodnutí a změna rejstříkového zápisu jsou navazující kroky. Domluvte se výslovně, kdo zápis zajistí a kdo zkontroluje jeho výsledek.
Podle Portálu veřejné správy se změny zapisují soudem nebo v příslušných případech notářem. Změnu zápisu je třeba iniciovat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti. Součástí povinností je také ukládání příslušných listin do sbírky listin.
Notář může na žádost provést přímý zápis změny. Tuto možnost popisuje služba změn v obchodních společnostech na gov.cz. Pokud volíte jinou cestu, ověřte potřebný formulář a přílohy pro svůj návrh.
Po provedení zápisu zkontrolujte přesné nové jméno a související údaje ve výpisu. Pro přechod v účetnictví a dokumentech si nechte potvrdit rozhodná data podle konkrétního právního postupu. Marketingový termín „od pondělí máme nový název“ nenahrazuje tuto kontrolu.
4. Připravte seznam míst, kde se název používá
Vedle rejstříku potřebujete vlastní provozní plán. Seznam sestavte před změnou, aby se na jednotlivé systémy nezapomnělo. U každé položky určete odpovědnou osobu a způsob ověření.
Dokumenty a identifikační údaje: fakturační šablony, objednávky, nabídky, obchodní podmínky, údaje provozovatele webu, podpisy a formuláře. S účetní nebo právníkem si ujasněte postup pro nové dokumenty a evidenci těch historických. Staré smlouvy ani doklady nepřepisujte plošně bez posouzení.
Instituce a partneři: banka, pojišťovna, platební brána, dodavatelé, odběratelé a další systémy, kde je společnost vedená. U každého ověřte, zda si změnu přebírá z registrů, nebo vyžaduje oznámení a doklad. Automatickou aktualizaci nepředpokládejte pro všechny služby.
Zákaznická místa: web, profily na sítích, katalogy, tržiště, provozovna, balení a materiály. Oddělte zapsané jméno provozovatele od zákaznické značky; nemusíte měnit obě položky stejným způsobem.
Nejde o seznam univerzálních oznamovacích povinností. Má vám pomoci dohledat konkrétní vztahy a požadavky, které se vaší společnosti týkají.
5. Pokud měníte doménu, připravte přechod webu a e-mailu
Nový název nemusí znamenat novou doménu. Pokud ji ale měníte, naplánujte přechod jako samostatný úkol.
Připravte seznam důležitých adres starého webu a ke každé odpovídající novou stránku. Nechte správce webu nastavit a ověřit přesměrování. Zkontrolujte odkazy v menu, kontaktní formuláře, objednávky a napojení na používané služby. Pouhé přesměrování všeho na novou homepage může čtenáře odvést od obsahu, který hledal.
U e-mailu vyzkoušejte příjem zpráv na staré i nové adresy, odesílání a odpovědi. Aktualizujte podpisy a kontakty, ale staré adresy ponechte dostupné po dobu přechodu podle potřeb firmy. Stejně tak nepřestaňte spravovat starou doménu hned po oznámení nového jména.
Pro zveřejnění si připravte krátké vysvětlení na webu. Člověk, který vás zná pod starým jménem, má snadno poznat, že našel správného provozovatele.
6. Zkontrolujte ochranné známky zvlášť
Rozlišujte změnu jména vlastníka známky a změnu označení, které známka chrání. Přejmenovaná společnost může dál používat stejnou značku; při rebrandingu naopak může chtít chránit nové označení.
ÚPV má ve formulářích úkony pro změnu názvu či sídla vlastníka. Taková aktualizace údajů není přihláškou nového názvu značky.
Pokud měníte i chráněné označení, posuďte s odborníkem vhodnou další ochranu. Na přípravu navazuje registrace ochranné známky od rešerše k zápisu. Stávající známku nerušte automaticky jen proto, že začínáte používat nové jméno.
7. Řekněte zákazníkům, co se mění
Oznámení má zodpovědět praktické otázky: jak se nově jmenujete, od kdy, kde vás zákazník najde a zda se pro něj něco mění při objednávání nebo placení.
Můžete použít například tuto pracovní šablonu:
Od [datum] používáme název [nový název]. Dosud jste nás znali jako [starý název]. Aktuální kontaktní a fakturační údaje najdete na [odkaz]. Pro vaše objednávky se mění [konkrétní změna, pokud nastává].
Do zprávy doplňte jen pravdivé informace. Pokud se současně mění provozovatel nebo podmínky, neprezentujte situaci jako pouhou výměnu jména. Tvrzení „vše ostatní zůstává stejné“ použijte až po kontrole.
Nejdůležitější partnery informujte způsobem, který odpovídá vašemu vztahu a jejich požadavkům. Na webu a profilech pak používejte stejné vysvětlení, aby nevznikaly rozdílné verze příběhu.
Kolik přejmenování stojí a jak dlouho trvá?
Nechte si rozpočet rozepsat na notářské úkony, rejstříkový zápis, případné zastoupení a provozní změny. Gov.cz uvádí, že odměnu notáře vypočítá notář podle prováděné změny a notářského tarifu. Jednu univerzální konečnou cenu zde proto neslibujeme.
Vedle právního vyřízení může více práce zabrat změna dokumentů, webu nebo obalů. Termín veřejného oznámení slaďte s tím, co bude skutečně připravené. Potřebujete právní kroky i funkční přechod pro zákazníky.
Pokud jste zatím u hledání nového jména, vytvořte a orientačně prověřte kandidáty na OverNazev.cz. K notáři pak přicházejte s přesným návrhem názvu a podklady k jeho prověření.